前日までの業績を確認するための資料を、システム担当の管理職が毎日手作業で作成しており、休みも取れない状態でした。これを自動化する仕組みを構築しました。
導入の目的
日々の業績確認と社内共有のために、毎日システム担当管理職が数時間、複雑なExcel（エクセル）マクロを駆使して業績確認用資料を作成していました。また、この資料の元データも別システムから日々手作業にてダウンロードしていました。
高スキルの担当者が日々の単純作業に忙殺され、付加価値の高い業務、すなわち会社の業績を向上するための活動を行うことができない状況を打破するために、本システムを導入していただきました。
改善効果
帳票作成のための作業時間がほぼ０となったため、システム担当管理職は業績の分析やシステム企画、経営企画等、本来行うべきであった高付加価値業務を行えるようになりました。
またこのシステムはクラウド環境を活用したWebアプリケーションとしたために、以下のような効果がありました。
- 簡単な操作で必要な情報に容易にアクセスできるようになったため、社内の帳票利用が促進されました。
- 社外に出ている社員も社内にいる時と同じタイミングで帳票にアクセスできるようになったため、社内での意思疎通のスピードが向上しました。
- 予算等各担当者が作成する必要がある指標は、担当者自らシステムに登録できるようになりました。登録のためのシートはExcelのため、担当者は迷いなく利用しています。
- サーバー費用やソフトウェアライセンス等の初期費用は、ほぼ必要ありませんでした。
システム概要
２つの機能で構成されています。
- 帳票元データのダウンロード機能
- 帳票出力のためのWebアプリケーション
1.については、以下の通りです。
- 毎日バッチ処理で自動起動しデータを抽出、そのデータをWebアプリケーション用のデータベースに格納します。
2.については、以下の通りです。
- マイクロソフト社が提供しているクラウド環境「Microsoft Azure」を利用しています。
- ユーザー毎に権限を設定し、利用できる機能を制限しています。
- 帳票はExcel形式で出力しているものが多く、二次利用を容易にしています。
- 画面上で業績を確認する機能も備えています。こちらは定型帳票ではカバーしていない様々な切り口から業績を分析するために活用されており、画面出力にかかる時間も数秒と高速です。
